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7 Dicas para Realmente Priorizar as Tarefas

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A maioria dos designers, independentemente se você freela ou um empregado, tem uma lista completa de afazeres de todos os tipos de tarefas distintas que estão brigando por atenção. Podemos incluir a finalização de um projeto para um cliente, trabalhar em uma estimativa para outro cliente, responder a e-mails, registro de pagamentos e trabalhar em finanças, etc. Com tantas coisas diferentes acontecendo em uma lista de afazeres, que provavelmente inclui tarefas relacionadas com diferentes projetos, saber realmente priorizar pode ser um desafio real.

7 Dicas - MRDezigner

Ter produtividade no seu dia de trabalho é importante, mas a produtividade com as tarefas corretas é o que realmente nós levará a um uso bem sucedido no seu tempo. Neste artigo vamos ponderar nestas sete dicas que podem lhe dar ajuda para quando estiver lutando com o que priorizar, a seguir.

1. Respeitar os Prazos

Ao trabalhar para os clientes o fator mais óbvio que determina a prioridade e urgência é o prazo. Se o seu projeto tem um prazo e se aproxima ou se você está atrás do ritmo para cumprir um prazo, no futuro, o trabalho deve ter uma certa urgência a acrescentar. Cumprir prazos é uma importante parte de dar a seus clientes uma experiência positiva, trabalhando com você, e a maioria dos designers compreendem a necessidade de utilizar os prazos para priorizar o trabalho.

2. Prazos Estabelecidos em Etapas

Se um único projeto de cliente tem um prazo para a conclusão, se for necessário faça um esforço para quebrar o trabalho para completar o projeto e colocá-lo em algumas etapas ou componentes diferentes. Atribuir cada parte com um prazo para atingir um determinado nível, lhe permitirá passar para a próxima etapa, e usar estes prazos auto-impostos para ajudar na priorização. Desta forma, ao invés de apenas ver o prazo final, que pode parecer que está longe no futuro, você vai ter uma compreensão clara dos passos menores envolvidos no projeto e o que você precisa fazer agora para se manter no ritmo.

Estes prazos será uma etapa que você estabeleceu para si mesmo e não precisa sequer compartilhados com o cliente, eles podem ser utilizados apenas para ajudá-lo a permanecer na caminho certo e ter uma visão geral do projeto. Permanecer no ritmo num projeto também pode ter um impacto sobre tudo o que você está trabalhando. Se o projeto ficar fora da trilha pode ser necessário dedicar um tempo extra para serem resgatados, o que naturalmente leva um certo tempo longe de seus outros projetos. Assim permanecendo em curso permitirá que você priorize de forma eficaz, ao invés de ser obrigado a dedicar o seu tempo para certas coisas, porque você está atrasado.

3. Considere as Conseqüências

Muito provavelmente haverá momentos em que você não tem certeza de como você vai ser capaz de fazer tudo. Se você tem várias coisas diferentes que estão pressionando por sua atenção e você não tem certeza de como priorizar, considerar as conseqüências de não conseguir fazer trabalho ou não cumprir o prazo. As chances são de que haverá conseqüências muito diferentes de uma tarefa para a próxima.

Por exemplo, você pode ter um projeto do cliente que seria desastroso se não for possível cumprir o prazo. Talvez o cliente tenha outras coisas, como uma campanha de marketing, que dependem de você começar a fazer seu trabalho por uma data específica. Por outro lado, você pode ter um projeto que tem um prazo programado, mas realmente não há consequências significativas se ficarem um pouco atrasados.

Outro fator a considerar é o seu relacionamento com o cliente. Se é um cliente que tenha trabalhado por um tempo e sempre encontrou prazos, eles podem ser mais compreensivos, se você está lutando para cumprir um prazo (dependendo da situação). Ou você pode ter uma situação onde você está trabalhando com um novo cliente e na esperança de obter um trabalho a mais ou referências, no futuro, deste cliente. Neste caso, o seu relacionamento com o cliente pode ser importante o suficiente para embaralhar as coisas para começar a fazer o trabalho.

4. Considere as Condições de Pagamento

Você também vai querer tomar em consideração o impacto que uma tarefa terá sobre o pagamento. Você pode ter um projeto onde você será pago em várias etapas ao longo do projeto. Se você está a apenas um pequeno passo longe de alcançar uma daquelas etapas que você pode querer dar prioridade adicionadas ao pagamento ter sido dado.

Da mesma forma, pode haver uma situação em que um cliente já pagou por seus serviços e você só precisa completar o trabalho. Concluindo este trabalho cliente poderá ter prioridade, uma vez que já pagaram por seu tempo.

Se você é um freela, você sempre precisa pensar em sua situação financeira. Assim, tendo em consideração a situação com o dinheiro e como/ quando o pagamento será feito vai ajudar você a saber o que você precisa estar trabalhando para manter seu negócio funcionando sem problemas.

5. Considere o Tempo Necessário

Pode haver momentos em que você tenha duas ou mais tarefas igualmente urgente que estão competindo por sua atenção. No entanto, embora sejam igualmente urgente que não possa exigir a mesma quantidade de tempo para completar. Minha preferência é priorizar as tarefas que terá menos tempo para completar para que eu possa deixá-la fora da minha lista e ser capaz de focar com mais forças as tarefas restantes.

6. Estabeleça Metas Mensais e Trabalhe Nelas

O estabelecimento de metas pode ser muito útil para determinar o que precisa fazer em sua lista de afazeres. Este processo é um pouco mais fácil se você der uma olhada no quadro geral antes de definir sua lista de tarefas para um determinado dia. Experimente começar com metas mensais do que precisa ser feito. Então observe as ações específicas ou tarefas que precisam ser feitas, a fim de atingir esse objetivo. Para a primeira semana do mês tome as medidas mais urgentes, aquelas com prazos e aquelas que são fundamentais para outras tarefas, e coloque em uma lista de tarefas para a semana. Então você pode planejar sua semana de forma mais eficaz, dividindo-os e estabelecendo certas coisas que precisam ser feitas a cada dia.

Esta pode ser uma maneira muito mais eficaz de priorizar as tarefas do que simplesmente tentar decidir em que trabalhar para um determinado dia, sem realmente dar muito crédito ao plano geral. Com listas de tarefas semanais e mensais, além de uma lista diária, você será capaz de ver como cada tarefa impacta outras coisas na sua lista, e as prioridades tendem a surgir claramente.

7. Agende uma Parte do seu Tempo para Projetos Pessoais

Existem outras tarefas que são importantes além de apenas trabalhar em projetos do cliente. Coisas que gosto de trabalhar através de tutoriais, lendo um livro sobre um tema que você gostaria de saber mais, re-desenhar o seu site do portfólio, manutenção de um blog, etc, muitas vezes são empurrados para segundo plano, porque eles não parecem ter a mesma urgência que outras coisas em sua lista de afazeres. A longo prazo, porém, esses tipos de projetos pessoais e oportunidades para o desenvolvimento ou melhoria são muito importantes.

A melhor maneira de ter certeza que você tem tempo para trabalhar sobre estas coisas é para priorizá-los, reservando uma parte do tempo em sua agenda. Você pode decidir que você vai dedicar 10% do seu tempo (ou algum outro valor) para trabalhar em projetos como este, e reservar tempo cada semana para fazer algo para seu próprio aperfeiçoamento. Se você não anular o tempo, muito provavelmente você não vai dar importância a isso em virtude que outras coisas virão sempre ser prioritárias.

Qual é a sua experiência

Se você tem alguma dica sobre a priorização de sua própria experiência, por favor compartilhe-os nos comentários.

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